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ペーパーレス化プロジェクト|エピソード6 削減目標を決める

会社でペーパーレスに取り組むプロジェクトがあってさぁ

プロジェクトリーダーになってまった・・・

takumikan
okumikan

あらっ!

任されたからには、しっかりやりなさい!

今日は、削減目標を決めるについて書くよ

takumikan


今回はシリーズ第6回目になります。

前回は、現状把握(リスト表の作成)に関する記事を書きました。


\ 前回の記事はこちらから /

ペーパーレス化プロジェクト|エピソード5 現状把握(リスト表の作成)

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この記事を読んでもらいたい人

会社でペーパーレス化を考えている

ペーパーレス化の必要性ってあるの?って思ってる人

なんとなく興味がある人


マーライオン男

筆者は、電力業界(2年) → ボイラー業界(4年) → 石油業界(10年目)と渡り歩き勤めております。

現在は、現場ではなく事務方の仕事をメインに行っています。

会社のペーパーレス化を進めるに当たって学ぶ必要があるので記事を書くことでアウトプットします。


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ペーパーレス化|削減目標を決めよう

前回の「エピソード5 現状把握(リスト表の作成)」にてリスト表の作成を行いました。

\ リスト表が欲しい方はこちらからダウンロードできます /

ペーパーレス化_集計表


目標なく進めてしまうと、ただなんとなくになってしまいますし

最悪のケースは企画倒れになってしまいます。

「ちょっと無理じゃない?」くらいのキツめの目標設定しましょう。

ペーパーレス化|削減目標の決め方

目標の決め方は色々とありますが、一例を紹介します。

保管スペースから目標数値を決めよう

step
1
原本を残さなくていけない書類を決める

全ての書類を電子化して廃棄してしまえばいいわけではありません。

法律で原紙を保管しておかなければいけないものが決められています。


\ スキャンできる書類に関する記事はこちら|エピソード4 スキャンできる書類 /

ペーパーレスプロジェクト|エピソード4 スキャンできる書類

続きを見る


帳簿関係

仕訳帳

総勘定元帳

などが、原本を保管しておかなければいけない書類になります。

参考:国税庁ホームページ

必ず残しておかなければいけない書類数が把握できれば、次のステップです。


step
2
保管スペースを決める

これは取り組む会社の都合により変わってきます。

筆者の会社の場合は、事務所移転の可能性も考慮しなければならなく

そうなった場合に備えて、現状から8割削減を目標としました。


キャビネット(棚)の数を減らしたい

保管倉庫を解約して、事務所内に収めたい

など、アプローチの方法はそれぞれです。


保管スペースを決めてしまえば、後はそのスペースに収めるように書類を減らさなくてはいけませんので強制力が出ます。

どうすれば、そのスペースに収めることができるかアイデアを活発に出しあうことも必要でしょう。

この2つが決まれば、削減目標は立てれます。


ペーパーレス化|削減目標に向けて行動しよう

先ほどの、ステップからの続きになります。


step
3
電子化する書類、廃棄する書類を決める

削減目標に向けた調整です。

残りは「電子化する書類」、「廃棄する書類」を選んでいきます。

電子化することで、廃棄できる書類

電子化するけど保存しておく書類

電子化も不要で廃棄してしまう書類

3パターンに分けれます。


また、電子化をするときは

自分達で行う

外注して行う

の2パターンで考えます。


書類数によっては、自分達で行うにはかなり大変な作業です。

電子化(PDF化)の時間の目安ですが、

A4用紙:500枚 につき 「90 ~ 100分」を想定してください。


外注する際の金額の目安ですが、

業者によりますが、相場として

A4用紙:1枚5円 を想定してください。

A4用紙:500枚 × 5円 = ¥2,500

になりますね。


自分達で電子化する「時間」 と 外注した場合の「コスト(金額)」

を考えたときに、どちらがメリットあるか?

上司 や 役員 に提案する際に考えてください。


まとめ

削減目標の決め方

原本を残す書類を決める

保管スペースを決める

この2つを決めることで削減量を決めることができます。

あとは、

電子化する書類

廃棄する書類

を仕分けしていけば、作業が進みます。


本日はここまで、です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。


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ペーパーレス化プロジェクト|エピソード5 現状把握(リスト表の作成)

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ペーパーレスプロジェクト|エピソード4 スキャンできる書類

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事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード3 ガイドライン策定(ルール作り)

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事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード2 メリット・デメリット

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