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事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード3 ガイドライン策定(ルール作り)

会社でペーパーレスに取り組むプロジェクトがあってさぁ

プロジェクトリーダーになってまった・・・

takumikan
okumikan

あらっ!

任されたからには、しっかりやりなさい!

今日は、ガイドライン策定(ルール作り)について書くよ

takumikan


今回はシリーズ第3回目になります。

前回は、ペーパーレス化のメリット・デメリットについて記事を書きました。

\ 前回の記事はこちらから /

事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード2 メリット・デメリット

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この記事を読んでもらいたい人

会社でペーパーレス化を考えている

ペーパーレス化の必要性ってあるの?って思ってる人

なんとなく興味がある人


マーライオン男

筆者は、電力業界(2年) → ボイラー業界(4年) → 石油業界(10年目)と渡り歩き勤めております。

現在は、現場ではなく事務方の仕事をメインに行っています。

会社のペーパーレス化を進めるに当たって学ぶ必要があるので記事を書くことでアウトプットします。


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ペーパーレス化の順序

step
1
ガイドラインを策定する(ルール作り)

まずはルール作りからがスタートになります。

現状は、紙で管理する上でのルールしかないと思います。

文書の取扱い方

文書の保存期限

などを明確にしておきましょう。


step
2
現状の把握(紙文書の洗い出し)

紙文書がどれくらいあるのか?

別倉庫に保管している場合はそちらの数も把握する必要があります。


step
3
仕分け

現状把握した調査結果より、それぞれ選別していきます。

廃棄するもの

そのまま保管するもの

倉庫に保管するもの

電子化したあとで廃棄するもの

電子化したあとで倉庫に保管するもの

上記、5パターンに分けられます。


ガイドラインの策定(ルール作り)

ルール作成に当たってのポイントをいくつか紹介します。

■ Rev.(版)管理を行う

 

 その書類が最新Rev.(版)であることが確認できるようにする。

日付の表示

Rev.(版)

■ ファイル名・フォルダ名を決める

 

文書の種別

区切りの記号

日付の記載方法

Rev.(版)

 「部」 や 「課」 で管理しますので、検索性を考慮してルール作りしていきましょう。

■ ファイルの形式を決める

 

 文書の種類毎にファイル形式を決めます。

 一例として

一般文書 = office形式(Word・Excelなど)とする

スキャンの形式 = PDF とする

写真 = JPEG(圧縮率の高いので)とする

 などど決めておくと良いです。

■ 作成した文書の回覧・閲覧ルール

 回覧・閲覧方法別 や 回覧・閲覧先別にパターンを分けて検討します。

 回覧・閲覧方法

メール

ワークフロー (紙文書 → 電子文書)(ワークフローツール)

メディア (記憶媒体のこと:ハードディスク・USBなど)

 回覧・閲覧先

社内

社外

 特に、社外に関しては(セキュリティ・コンプライアンス)上で配慮すべきです。

■ 秘密文書の取扱い注意事項

メールで送付する際は「パスワード」を設定する

宛先をチェックする

 などのルールを取り入れると安心です。

 ■ 保管に関するルール

 部門別 や 課別 でアクセス権限を付与するようにします。

注意ポイント

アクセス権限が緩いと情報漏洩の元となる

厳しすぎると情報共有の妨げとなる

 文書を保管する時は、必要な人に必要なアクセス権をつけて保管するようにしましょう。

 ■ 保存に関する注意事項

 電子文書で長期保存を行う場合は、

ファイル形式 (PDFなど)

保存媒体 (ハードディスク、USBなど)

 に注意するようにしましょう。

 ソフトウエアのバージョンアップ や 保存媒体そのものの劣化、

 その媒体そのものを読み取る機器がなくなるリスクも考えられます。

 必要に応じて対応が取れるように準備しておきましょう。

 ■ 廃棄に関するルール

 文書の廃棄を考えて、分類を考慮しておきます。

作成文書年毎

保管期限毎

 などに分けておけば、探しやすいし、廃棄の際の時間短縮にもつながります。

 電子メディアを廃棄する場合

 ハードディスク や USB などで管理しているものを廃棄する際は、

 廃棄ボックスを設けるなどして、勝手に持ち出しができないようにする対策が必要です。


第3回目はここまで、です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。


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