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事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード2 メリット・デメリット

会社でペーパーレスに取り組むプロジェクトがあってさぁ

プロジェクトリーダーになってまった・・・

takumikan
okumikan

あらっ!

任されたからには、しっかりやりなさい!

今日はメリット・デメリットについて書いていくよ

takumikan


前回に引き続き、今回はシリーズ第2回目になります。


\ 前回の記事はこちらから /

事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード1

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この記事を読んでもらいたい人

会社でペーパーレス化を考えている

ペーパーレス化の必要性ってあるの?って思ってる人

なんとなく興味がある人


マーライオン男

筆者は、電力業界(2年) → ボイラー業界(4年) → 石油業界(10年目)と渡り歩き勤めております。

現在は、現場ではなく事務方の仕事をメインに行っています。

会社のペーパーレス化を進めるに当たって学ぶ必要があるので記事を書くことでアウトプットします。


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働き方改革が問われている今こそ取り組むとき

リモートワークが進み、在宅で作業することが増えてきました。

とはいえ、

「あの契約書の内容ってどうなっていたっけ?」

とか、紙ベースで管理している書類がないために業務が中々進まないということも、ちらほらと・・・


様々な業種がありますが、「紙」の書類というのはどの業界でも取り扱っていて、働き方改革の第一歩として取り組みやすいものになるのではないでしょうか。

国の法整備が進み、ペーパーレス化を進めています。

取り組むのは「今」がそのときです。

ペーパーレス化のメリットは?

ペーパーレス化するメリットは大きく5つあります。

文書の検索が容易となる

文書の保存スペースが少なくなる(不要となる)

紙・印刷コストが削減できる

情報セキュリティ・BCP対策となる

デジタルでの回覧・申請が可能となる


文書の検索が容易となる

「あの書類どこだったっけ?」 とか 「〇〇年✖✖月の資料が見たい」 という時に

・保管している棚まで取りに行く

・保管してあるファイルのページをめくって探す

など、の手間がかかってしまいます。


これが、電子管理とすることで

パソコン内で「検索機能」を利用すれば

・席を移動するのが不要となる

・資料を探す手間が減る

確認作業の省力化が図れます。


クラウドサービスを利用している会社であれば、家や出張先などでもパソコンとネット環境が整ってさえいれば会社にいる必要もなくなります。


文書の保存スペースが少なくなる(不要となる)

紙の書類を電子化することで、今まで保管するために使用していたキャビネット(棚)やファイルそのものが不要となります。

メリットを更にまとめると

ファイル代の削減

キャビネット(棚)代の削減

倉庫を別途借りていれば、倉庫代の削減

保管場所がいらなくなったり、狭くなることでワークスペースが広くなる

などが挙げられます。


紙・印刷コストが削減できる

ペーパーレス化のメリットとして一番挙げられることです。

紙代(コピー用紙)・印刷代の削減です。


コスト削減ばかりに目が行きがちですが、

紙の消費が減るということは、

原料となる森林を伐採する面積が減る

紙を運搬する燃料が減る

廃棄する紙の量が減る

など、「環境にとてもやさしい活動でもある」ということです。


情報セキュリティ・BCP対策となる

紙の文書ですと、保管場所を把握している人間は誰でも見れてしまうというリスクがあります。

これを電子管理すれば、パスワードを入力しないと閲覧できないようにすることができます。


また、紙の書類ですと

物理的な紛失

盗難

火災・地震などの災害による喪失

紙そのものの劣化

などのリスクが挙げられますが、それを電子化しクラウド上で管理しておけば、仮にパソコンやサーバーの故障・盗難があっても復元することが可能ですのでBCP対策にもなります。

デジタルでの回覧・申請が可能となる

電子決済、これはシステムを導入するかどうかで変わってきますが、ペーパーレス化を進める以上はセットで実施したいですね。

ある企業では、電子決済したものを印刷してさらに印鑑にて捺印してもらうところもあるとか・・・

意味ないですよね。

電子決済を導入することで

上長のところへ押印をもらいに伺う手間がなくなる

申請書類を保管場所へしまう手間がなくなる

会社にいなくても申請できる(内容の確認ができる、押印ができる)

など、遠隔でも情報を共有することが可能となります。

ペーパーレス化のデメリットは?

ペーパーレス化はメリットばかりかというとそんなことはありません。

デメリットも5つ挙げていきましょう。

全ての書類が電子化できるわけではない

保存文書のデータ喪失

システム・ネットワークの影響

ペーパーレス化自体に抵抗がある人がいる

画面の大きさにより見やすさが変わる


全ての書類が電子化できるわけではない

国の法整備が進んではいますが、全ての書類が電子化できるわけではありません。

代表的なところで言うと、

賃貸契約書」です。

これは、法律上「書面を交付する」という文言があるのでペーパーレス化できません。

詳細はこちらから → 宅地建物取引業法


保存文書のデータ喪失

ペーパーレス化をためらう理由のひとつではないでしょうか。

サーバーのダウンなどにより、最悪のケースで文書が消えてしまうということがあり得ます。

こまめにバックアップをとる

サーバー管理ではなくクラウド上で管理する

などの対策が必要となります。


システム・ネットワークの影響

システムがダウンすると、復旧するまで閲覧することができないというリスクがあります。

ネット環境に左右するということを想定した管理が必要です。


ペーパーレス化自体に抵抗がある人がいる

ベテラン社員の方ほど、今までのやり方から変わるということに抵抗を感じるのではないでしょうか。

筆者自身も、紙で確認したり、メモをしたりとしたい人間ですので少なからず抵抗はあります。

新しい方法に慣れるまでは時間と労力がかかりますが、新たなオペレーション方法を確立させる必要があります。


画面の大きさにより見やすさが変わる

スマートフォンやタブレットで資料を確認しようとすると、画面のサイズによっては見づらいものが出てくるでしょう。

また、パソコンにしてもファイルをいちいち変えていては手間が増えるのでデュアルディスプレイ化などの導入が必要となるケースも出てくるでしょう。


まとめ

メリット5つ

文書の検索が容易となる

文書の保存スペースが少なくなる(不要となる)

紙・印刷コストが削減できる

情報セキュリティ・BCP対策となる

デジタルでの回覧・申請が可能となる


デメリットを5つ

全ての書類が電子化できるわけではない

保存文書のデータ喪失

システム・ネットワークの影響

ペーパーレス化自体に抵抗がある人がいる

画面の大きさにより見やすさが変わる


デメリットを理解した上で、ペーパーレス化を進める必要があります。

これからの時代は、国が働き方改革を推進しているように今までの管理ではなく、新しい管理方法を構築することが求められています。


第2回目はここまで、です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。


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