ビジネス関連

ペーパーレス化プロジェクト|エピソード5 現状把握(リスト表の作成)

会社でペーパーレスに取り組むプロジェクトがあってさぁ

プロジェクトリーダーになってまった・・・

takumikan
okumikan

あらっ!

任されたからには、しっかりやりなさい!

今日は、現状把握(リスト表の作成)について書くよ

takumikan


今回はシリーズ第5回目になります。

前回は、スキャンできる書類に関する記事を書きました。


\ 前回の記事はこちらから /

ペーパーレスプロジェクト|エピソード4 スキャンできる書類

続きを見る


この記事を読んでもらいたい人

会社でペーパーレス化を考えている

ペーパーレス化の必要性ってあるの?って思ってる人

なんとなく興味がある人

リスト化するための資料が欲しい


マーライオン男

筆者は、電力業界(2年) → ボイラー業界(4年) → 石油業界(10年目)と渡り歩き勤めております。

現在は、現場ではなく事務方の仕事をメインに行っています。

会社のペーパーレス化を進めるに当たって学ぶ必要があるので記事を書くことでアウトプットします。


スポンサーリンク


ペーパーレス化の第一歩|現状を把握する

ペーパーレス化を進めるに当たって、まずは現状を把握することが大切です。

書類の数はいくつあるのか

保管場所は「どこ」 と 「どこ」 にあるのか

書類を管理している「部所」はどこなのか

書類の数、保管場所、管理部所は、最初に押さえておきたいですね。

そして、次にそれを仕分けする作業となります。

原本を残す必要があるものはどれなのか

電子化する書類はどれなのか

廃棄しても良い書類はどれなのか

ペーパーレス化|現状把握のためのリスト作成

現状を把握するためのリストを作成しました。

アイキャッチ、ページ最初に表示していたものです。

個人的に作成したものなので、自由にカスタマイズして使ってください。

\ 下をクリック /

ペーパーレス化_集計表

Excelファイルとなってます。

こちらの表を利用して、リストを作成し、仕分けしていきます。

まとめ

リストの作成・・・

なにが大変って、このリスト作りがまず最初に大変です。

筆者自身は、1,400冊分の資料をリスト化しました・・・しんどい(汗)

在宅勤務に助けられたところもありますが、

出社する日にファイルのタイトルをデジカメを写真にとり在宅勤務の時にひたすらリストアップ

仕事は他にもありますので、実際にリストアップするのに1ヶ月かかりました。

1人ですからね。

マンパワーのある会社、部所ならもっと人手、時間を投入すればそこまでかからないでしょう。


本日はここまで、です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。


スポンサーリンク


ペーパーレスプロジェクト|エピソード4 スキャンできる書類

続きを見る

事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード3 ガイドライン策定(ルール作り)

続きを見る

事務所ペーパーレス化プロジェクト|エピソード2 メリット・デメリット

続きを見る

-ビジネス関連

Copyright© Takumikan Blog , 2021 All Rights Reserved.