ビジネス関連

ペーパーレスプロジェクト|エピソード8 文書ガイドラインを作る

 

会社でペーパーレスに取り組むプロジェクトがあってさぁ

プロジェクトリーダーになってまった・・・

takumikan
okumikan

あらっ!

任されたからには、しっかりやりなさい!

今日は、文書ガイドラインを作ることについて書くよ

takumikan


今回はシリーズ第8回目になります。

前回は、費用対効果を考えることについて書きました。

 

\ 前回の記事はこちらから /

ペーパーレスプロジェクト|エピソード7 費用対効果を考える

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この記事を読んでもらいたい人

会社でペーパーレス化を考えている

ペーパーレス化の必要性ってあるの?って思ってる人

なんとなく興味がある人

文書ガイドラインを作成しようとしている人

 

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文書ガイドライン作成の流れ

 

1. 前文を書く

2. 文書を定義する

3. 文書管理を定義する

4. 文書の取扱い区分を決める

5. 文書管理の目的を定義する

6. ガイドラインを適用する部署を明確にする

7. 文書の取り扱い方針を定義する

 

前文を書く

まずは、何の文章であるかを書きます。

これからペーパーレス化を実施する企業は、元々の文書管理に関する規程が示されていると思います。

そうすると、新たに作成するガイドラインの立ち位置をはっきり書いておく必要があります。

このガイドラインを上位文書とする

元々ある、規程文書の補助的役割とする

など、今後「上位とする文書」=「正とする文書」はどれなのかをはじめに書きます。

 

文書を定義する

「文書とは」何を指すかを書きます。

業務で使用する文書

業務で保存する文書

媒体は?(「紙」 なのか 「電子」 なのか)

 

 

文書管理を定義する

文書管理とは何のことを指すのかを書きます。

発生

活用

保存

廃棄

消去

上記の文書サイクルについて管理することを書きます。

 

文書の取扱い区分を決める

取扱う文書の重要度別に区分します。

一般文書

主要文書

重要文書

上記のように3つくらいのカテゴリーに分けてやります。

 

文書管理の目的を定義する

何のために文書管理を行うのかをはっきりさせます。

文書を活用するため

文書を適切に管理するため

上記2つは記載しておきたいですね。

 

ガイドラインを適用する部署を明確にする

この作成するガイドラインはどこの部署に適用するかをはっきりさせます。

会社全体なのか

一部の部署なのか

 

 

文書の取り扱い方針を定義する

文書の取り扱い方針を記載します。

文書形式のポリシー

文書の格納場所

文書の共有ポリシー

文書の保存年数・消去・廃棄について(「紙」 および 「電子」)

重要文書・主要文書の取り扱いについて

 

 

まとめ

文書ガイドラインの作成の流れについて書きました。

1. 前文を書く

2. 文書を定義する

3. 文書管理を定義する

4. 文書の取扱い区分を決める

5. 文書管理の目的を定義する

6. ガイドラインを適用する部署を明確にする

7. 文書の取り扱い方針を定義する

この7項目は必ず文章の中に組み込むようにしてください。

後は、会社毎に細かいルールがありますのでそれぞれ盛り込んでいけば出来上がります。

 

本日はここまで、です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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