ペーパーレスプロジェクト｜エピソード8　文書ガイドラインを作る

 

今回はシリーズ第8回目になります。

前回は、費用対効果を考えることについて書きました。

 

\　前回の記事はこちらから　/

ペーパーレスプロジェクト｜エピソード７　費用対効果を考える

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文書ガイドライン作成の流れ

 

 

前文を書く

まずは、何の文章であるかを書きます。

これからペーパーレス化を実施する企業は、元々の文書管理に関する規程が示されていると思います。

そうすると、新たに作成するガイドラインの立ち位置をはっきり書いておく必要があります。

など、今後「上位とする文書」＝「正とする文書」はどれなのかをはじめに書きます。

 

文書を定義する

「文書とは」何を指すかを書きます。

 

 

文書管理を定義する

文書管理とは何のことを指すのかを書きます。

上記の文書サイクルについて管理することを書きます。

 

文書の取扱い区分を決める

取扱う文書の重要度別に区分します。

上記のように３つくらいのカテゴリーに分けてやります。

 

文書管理の目的を定義する

何のために文書管理を行うのかをはっきりさせます。

上記2つは記載しておきたいですね。

 

ガイドラインを適用する部署を明確にする

この作成するガイドラインはどこの部署に適用するかをはっきりさせます。

 

 

文書の取り扱い方針を定義する

文書の取り扱い方針を記載します。

 

 

まとめ

文書ガイドラインの作成の流れについて書きました。

この7項目は必ず文章の中に組み込むようにしてください。

後は、会社毎に細かいルールがありますのでそれぞれ盛り込んでいけば出来上がります。

 

本日はここまで、です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

 

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